Zakenreis: Dit moet je weten.
Als ondernemer heb je vaak te maken met zakelijke reizen, zowel in Nederland als internationaal. De kosten voor deze reizen kunnen oplopen, maar er zijn mogelijkheden om ze fiscaal voordelig te maken. In dit blog lees je alles over de belastingregels en handige tips om je zakelijke reiskosten te managen.
Wat is een zakelijke reis?
Een zakelijke reis is een reis die je maakt voor zakelijke doeleinden en waarbij de kosten een aantoonbare relatie hebben met je onderneming. De belastingdienst beschouwt een reis als zakelijk wanneer deze noodzakelijk is voor je bedrijfsvoering en geen privékarakter heeft.
- Klantbezoeken
- Het volgen van cursussen
- Beurzen
- Bezoeken van vestigingen in Nederland of in het buitenland
Belangrijke aandachtspunten
- Moet er een directe link zijn met mijn onderneming? Ja, de reis moet een zakelijke reden hebben en bijdragen aan de bedrijfsvoering. Privéreizen zijn niet aftrekbaar.
- Mag ik een privé-uitstapje combineren met een zakelijke reis? Ja, maar alleen het zakelijke deel van de reis is aftrekbaar. Je moet een duidelijke splitsing maken in de kosten (bijvoorbeeld voor vliegtickets en accommodaties).
- Wat als ik twijfel of mijn reis zakelijk is? Bewaar altijd bewijsstukken zoals uitnodigingen, facturen en agenda-overzichten om de zakelijke aard te onderbouwen.
Reis en verblijfkosten aftrekbaar
Voor Mkb’ers zijn de kosten voor transport en verblijf tijdens zakelijke reizen aftrekbaar. Dit kan zijn vliegtickets, treinkaartjes, huurauto’s en overnachtingen. Het is belangrijk dat je zakelijk en privé-uitgave scheidt. Vooral als je reis ook een persoonlijk element bevat. Het is mogelijk op een privé-uitstapje te combineren. Hierbij moet je de kosten goed splitsen en aantonen welke uitgaven specifiek zakelijk zijn.
De kosten die zijn gemaakt voor overnachtingen zijn aftrekbaar wanneer deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een zakelijke reis. Het is daarom belangrijk om de uitgaven te kunnen verantwoorden. Luxe resorts zijn moeilijker te verdedigen dan een standaard hotelkamer.
Wat is dagvergoeding voor medewerkers
Voor dagelijkse uitgaven zoals maaltijden en kleine zakelijke aankopen kun je gebruikmaken van dagvergoedingen voor het personeel. Deze voorwaarden staat de belastingdienst toe onder bepaalde voorwaarden. Hierbij is het belangrijk om de bonnen goed te bewaren en de uitgaven binnen de perken blijven. De belastingdienst hanteert geen vast bedrag voor ondernemers die zichzelf een dagvergoeding willen geven. Je mag alleen de werkelijke kosten aftrekken als deze zakelijk en redelijk zijn.
Bij internationale reizen gelden er per land specifieke normbedragen en dagvergoedingen. De overheid stelt deze vast en publiceert ze jaarlijks. Deze vergoedingen zijn bedoeld om kosten zoals maaltijden en kleine zakelijke uitgaven.
Administratie
Een gedegen administratie is erg belangrijk. Bewaar alle bonnen en facturen, dit zijn voorbeelden. Vliegtickets, treinkaartjes, hotel, maaltijden, taxikosten, OV-bewijzen, brandstofbonnen en kosten voor zakelijke evenementen. Leg dit vast in tools of apps die je kan helpen om je administratie op orde te houden en gemakkelijk toegang maken voor fiscale doeleinden. Volgens de Nederlandse fiscale wetgeving ben je verplicht om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Een agenda-overzicht is niet voldoende, maar uitnodigen van evenementen, e-mails of facturen / bonnen zijn wel voldoende.
