Zakenreis: Dit moet je weten.
Als ondernemer heb je vaak te maken met zakelijke reizen, zowel in Nederland als internationaal. De kosten voor deze reizen kunnen oplopen, maar er zijn mogelijkheden om ze fiscaal voordelig te maken. In dit blog lees je alles over de belastingregels en handige tips om je zakelijke reiskosten te managen.
Wat is een zakelijke reis?
Een zakelijke reis is een reis die je maakt voor zakelijke doeleinden en waarbij de kosten een aantoonbare relatie hebben met je onderneming. De belastingdienst beschouwt een reis als zakelijk wanneer deze noodzakelijk is voor je bedrijfsvoering en geen privékarakter heeft.
- Klantbezoeken
- Het volgen van cursussen
- Beurzen
- Bezoeken van vestigingen in Nederland of in het buitenland
Belangrijke aandachtspunten
- Moet er een directe link zijn met mijn onderneming? Ja, de reis moet een zakelijke reden hebben en bijdragen aan de bedrijfsvoering. Privéreizen zijn niet aftrekbaar.
- Mag ik een privé-uitstapje combineren met een zakelijke reis? Ja, maar alleen het zakelijke deel van de reis is aftrekbaar. Je moet een duidelijke splitsing maken in de kosten (bijvoorbeeld voor vliegtickets en accommodaties).
- Wat als ik twijfel of mijn reis zakelijk is? Bewaar altijd bewijsstukken zoals uitnodigingen, facturen en agenda-overzichten om de zakelijke aard te onderbouwen.
Reis en verblijfkosten aftrekbaar
Voor Mkb’ers zijn de kosten voor transport en verblijf tijdens zakelijke reizen aftrekbaar. Dit kan zijn vliegtickets, treinkaartjes, huurauto’s en overnachtingen. Het is belangrijk dat je zakelijk en privé-uitgave scheidt. Vooral als je reis ook een persoonlijk element bevat. Het is mogelijk op een privé-uitstapje te combineren. Hierbij moet je de kosten goed splitsen en aantonen welke uitgaven specifiek zakelijk zijn.
De kosten die zijn gemaakt voor overnachtingen zijn aftrekbaar wanneer deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een zakelijke reis. Het is daarom belangrijk om de uitgaven te kunnen verantwoorden. Luxe resorts zijn moeilijker te verdedigen dan een standaard hotelkamer.
Wat is dagvergoeding voor medewerkers
Voor dagelijkse uitgaven zoals maaltijden en kleine zakelijke aankopen kun je gebruikmaken van dagvergoedingen voor het personeel. Deze voorwaarden staat de belastingdienst toe onder bepaalde voorwaarden. Hierbij is het belangrijk om de bonnen goed te bewaren en de uitgaven binnen de perken blijven. De belastingdienst hanteert geen vast bedrag voor ondernemers die zichzelf een dagvergoeding willen geven. Je mag alleen de werkelijke kosten aftrekken als deze zakelijk en redelijk zijn.
Bij internationale reizen gelden er per land specifieke normbedragen en dagvergoedingen. De overheid stelt deze vast en publiceert ze jaarlijks. Deze vergoedingen zijn bedoeld om kosten zoals maaltijden en kleine zakelijke uitgaven.
Administratie
Een gedegen administratie is erg belangrijk. Bewaar alle bonnen en facturen, dit zijn voorbeelden. Vliegtickets, treinkaartjes, hotel, maaltijden, taxikosten, OV-bewijzen, brandstofbonnen en kosten voor zakelijke evenementen. Leg dit vast in tools of apps die je kan helpen om je administratie op orde te houden en gemakkelijk toegang maken voor fiscale doeleinden. Volgens de Nederlandse fiscale wetgeving ben je verplicht om je administratie minimaal 7 jaar te bewaren. Een agenda-overzicht is niet voldoende, maar uitnodigen van evenementen, e-mails of facturen / bonnen zijn wel voldoende.
Veelgestelde vragen voor zakelijke reizen
Antwoord: De meeste kosten direct gerelateerd aan zakelijke reizen zijn aftrekbaar, zoals vervoer, accommodatie en maaltijden. Echter, de uitgaven moeten redelijk zijn en goed gedocumenteerd. Persoonlijke uitgaven tijdens een zakelijke reis zijn niet aftrekbaar.
Antwoord: Bewaar gedetailleerde documentatie van de reis, waaronder agendapunten, uitnodigingen van evenementen, e-mails over zakelijke afspraken en facturen die de zakelijke aard van de reis ondersteunen.
Antwoord: Dit kan afhangen van het land waar de kosten gemaakt zijn en de lokale belastingregels. In veel gevallen is het mogelijk om de BTW terug te vorderen, maar het proces kan variëren. Raadpleeg een fiscalist of gebruik een BTW-terugvorderingsservice die gespecialiseerd is in internationale transacties.
Antwoord: Je moet zakelijke en persoonlijke uitgaven gescheiden houden. Alleen de kosten die direct verband houden met de zakelijke aspecten van de reis zijn aftrekbaar. Je zal een eerlijke verdeling moeten maken van bijvoorbeeld vliegtickets of accommodatiekosten als de reis zowel zakelijke als persoonlijke elementen bevat.
Antwoord: Dagvergoedingen of per diems moeten van tevoren worden vastgesteld en zijn bedoeld om kleine uitgaven tijdens een reis te dekken. Deze vergoedingen moeten redelijk zijn en in overeenstemming met het beleid van de Belastingdienst. Documentatie en consistentie in het beleid zijn essentieel om problemen met de fiscus te voorkomen.
Antwoord: Een reisverzekering zakelijke reis is niet wettelijk verplicht voor zakelijke reizen, maar het is sterk aan te raden. Deze verzekering biedt dekking voor specifieke risico’s die samenhangen met zakelijk reizen, zoals annulering van meetings, verlies van zakelijke apparatuur en onvoorziene medische kosten in het buitenland. Hoewel een reisverzekering zakelijke reis niet verplicht is, kan het een waardevolle investering zijn om de continuïteit en het welzijn van medewerkers tijdens hun reis te waarborgen.
- Als werkgever kun je in 2025 verschillende kosten onbelast vergoeden aan je werknemers onder de werkkostenregeling (WKR). Dit is een regeling waarmee je bepaalde vergoedingen en verstrekkingen kunt aanbieden zonder dat hier loonbelasting over betaald hoeft te worden.
- Reiskostenvergoeding: Tot €0,23 per kilometer onbelast voor zowel woon-werkverkeer als zakelijke reizen.
- Telefoonkosten: Een zakelijke telefoon en abonnement kunnen onbelast worden vergoed, mits hoofdzakelijk zakelijk gebruikt.
- Studie- en opleidingskosten: Opleidings- en trainingskosten relevant voor het werk mogen onbelast worden vergoed.
- Gereedschappen en apparatuur: Werkmiddelen zoals computers en gereedschap zijn belastingvrij.
- Werkkleding: Werkkleding kan onbelast worden vergoed als deze geschikt is voor werk en/of een logo bevat van minimaal 70cm2.
- Gezondheidsvoorzieningen: Vergoedingen voor bijvoorbeeld griepprikken of medische onderzoeken zijn onbelast.
- Personeelsfeesten en teamuitjes: Feesten en uitjes op de werkplek zijn onbelast, buiten de werkplek vallen ze onder de WKR vrije ruimte.
- Kerstpakketten en geschenken: Mogen onbelast worden verstrekt als ze binnen de vrije ruimte van de WKR vallen.
- WKR vrije ruimte: In 2025 is de vrije ruimte 2% over de eerste €400.000 van de loonsom, met een belasting van 80% voor het meerdere.
- Voor specifieke vragen over uw situatie, kan het raadzaam zijn om contact op te nemen met een fiscaal adviseur of de Belastingdienst.
